会計資料のまとめ方（fukatax通信　第34号）

会計資料のまとめかた

今回のfukatax通信は、会計資料全体を種類ごとに区分し、普段の事務に生かしていただけるようご案内いたしました。

 

会計資料まとめの基本

１．時系列で保管！
２．処理が未だのもの(未)と、済んだもの(済)で区別！
３．「お金」が関係するものは必ず保管！

整理方法はこの３点を抑えて事業に合わせて決めていくと良いと思います。業種や書類の種類、ボリュームなどによってスタイルは様々です。
・クリアホルダー
・フラットファイル
・バインダー
・キングファイル
・チャック付ビニール袋
・ポケットファイル
などなど、是非いろいろと使い分けてみてください。

 

ポイント①　レシート類の保管！

・現金、クレジットカード　ごとに分ける！
※クレジットカードはカードごとに仕分けます！

・月ごとに分ける！
※ひと月ノート１冊、いち日１ページ、と決めると、後からレシートが出てきたときに楽です。貼ることが大変な場合は、チャック付ビニール袋やクリアホルダーなどで月ごとに！

・毎月あるものは別にする！
※水道光熱費、通信費、家賃など
※◯月分が抜けている、などの確認がしやすくなります！

 

ポイント②　カテゴリー別に、ボリュームが少なくても保管場所を作っておく！

・売上、仕入　⇒時系列のみで管理　or　得意先別・時系列で管理

・銀行口座から引き落とされる経費の請求書等　⇒時系列

・クレジット明細　⇒カード別・時系列

・給与（勤怠管理・給与明細）（源泉徴収簿）　⇒種類別・時系列

・契約書（借入・賃貸借・売買・保険、定期サービス、他）   ⇒種類別・時系列

・社会保険関係　　⇒提出先別（日本年金機構・ハローワーク・労基署）・時系列

・税金関係（納付書控え・還付通知）　 ⇒時系列

・税務関係の申告書、届出書、申請書　⇒種類別・時系列

・会社の重要書類（定款・謄本・議事録）　⇒種類別・時系列

 

どんなファイルでも良いので、カテゴリーごとの書類の所在を決めておくと、手元の整理が容易になり、急な確認にも対応できます。

 

ポイント③　忘れがちな、メール・インターネット上にある書類を保存！

・自動決済サービス（クラウドストレージ・ウイルスソフト、他）

・携帯電話料金の明細

・インターネットショッピングでクレジットカード決済のもの

※利用内容がわかるメールやネットの画面を印刷又はPDF保存

・ネットバンキング（通帳がないもの）

※取引明細を印刷又はPDF保存

 

記帳代行をご利用いただいている場合

★「ポイント①」、レシート類は…
　　種別はごちゃ混ぜでも構いません！　月別に区分をお願いいたします！

★「ポイント②」、レシート以外の書類は…
　　お願いした期間分をガサっとひとまとめでお渡しください！

★「ポイント③」、メールやインターネットのデータは…
　　保存を忘れてしまうとネット上の保存期間が過ぎて再取得が出来なくなったり、再取得に面倒な手続きが必要になったりしてしまいます。一定期間（毎月・３ヶ月毎・半年ごとなど）でPDFで保存していただき、そのタイミングでデータを丸ごと弊所へお送りください！

 

資料の保管期限

会計資料の保管期限は、申告から7年です。

※法人で、繰越欠損金の控除を使っている場合は、申告から10年です。

 

 

fukatax通信は、税務顧問契約をいただいているお客様へご郵送しております。

次回は、8月末頃を目途に発送を予定しております。